Regularização de condomínio: CNPJ, certificação digital e gestão de pessoal

A regularização de condomínio vai muito além de cumprir exigências legais. Ela representa mais segurança jurídica, acesso a serviços essenciais e, principalmente, uma gestão profissional e transparente.

Acontece que muitos síndicos enfrentam dificuldades por não conhecerem bem os processos necessários para formalizar o condomínio, obter certificação digital e manter uma boa gestão de pessoal.

Por isso, neste conteúdo baseado na aula Documentação essencial: CNPJ, certificação digital e gestão de pessoal, dada no Curso Gestão Condominial Sem Mistério, entenda tudo sobre cada etapa do processo e o que precisa ser feito para que o condomínio fique em dia com a lei.

[RESUMO DA AULA] Documentação essencial: CNPJ, certificação digital e gestão de pessoal

Por que a regularização de condomínio é tão importante?

Sem regularização, o condomínio opera com várias travas e dificuldades. A ausência de CNPJ impede ações básicas como abrir conta bancária, contratar funcionários e firmar contratos com prestadores de serviço. Além disso, há riscos fiscais, trabalhistas e até judiciais.

Regularizar significa dar identidade jurídica ao condomínio e permitir que ele funcione com responsabilidade e profissionalismo. E, para isso, o primeiro passo é providenciar o CNPJ!

Como obter o CNPJ do condomínio

O Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) é a identidade legal do condomínio. Ele é, na prática, a “certidão de nascimento” da estrutura condominial. Sem esse registro, não é possível:

• Abrir conta bancária;
• Emitir notas fiscais;
• Contratar funcionários;
• Contratar serviços;
• Cumprir obrigações legais e fiscais.

Por isso, a primeira etapa da regularização é a emissão do CNPJ junto à Receita Federal. Esse processo pode ocorrer logo após a implantação do novo condomínio ou em fases posteriores, caso ele ainda esteja irregular.

Documentos necessários

Para solicitar o CNPJ, é preciso reunir:

• Convenção ou Matrícula Mãe registrada em cartório;
• Ata da Assembleia Geral de Instalação (AGI) ou Assembleia Geral Extraordinária (AGE), também registrada;
• Nome completo e endereço do condomínio (dados iguais aos documentos);
• Nome e CPF do síndico do condomínio;
• Número do apartamento (se o síndico for morador) ou nome da empresa (se for síndico profissional).

Cuidados importantes

• A Minuta da Convenção não é aceita. O documento precisa ser definitivo e registrado.
• Para ser aceita pela Receita Federal, a Matrícula Mãe deve conter a frase: “Incorporação de condomínio”.
• O endereço da Ata da Assembleia Geral deve estar exatamente como consta na convenção/matrícula.

Com todos os dados corretos, é gerado o Documento Básico de Entrada (DBE). Esse formulário consolida todas as informações que a Receita Federal precisa para analisar o processo. E, além disso, abre portas para a formalização do CNPJ.

Com tudo assinado e a firma do síndico reconhecida, é hora de enviar o DBE, a Ata e a Matrícula Mãe/Convenção à Receita Federal, tudo via sistema e-CAC. O acompanhamento do processo pode ser feito pelo site da Redesim (redesim.gov.br).

Processo reprovado? Então é necessário analisar o motivo e recomeçar, fazendo todos os ajustes.

Processo aprovado? CNPJ emitido!

Como emitir o certificado digital

Para conseguir o certificado digital, em primeiro lugar, o síndico precisa estar com os dados atualizados na Receita Federal e apresentar os seguintes documentos:

• Ata vigente da eleição registrada;
• Convenção ou matrícula registrada;
• Documento Redesim (caso use login do Gov.br);

Todo o processo pode ser feito por meio de procuração digital ou procuração física, desde que o documento esteja autenticado em cartório.

A regularização de condomínio também envolve a gestão de pessoal

Com o condomínio regularizado e o certificado digital ativo, o síndico poderá formalizar a contratação de funcionários, cumprir obrigações trabalhistas e manter uma gestão de pessoal dentro da lei. Veja como funciona cada um dos processos:

Admissão e contratos

Para contratar, o condomínio deve seguir os seguintes passos:

1. Solicitação dos documentos pessoais do colaborador;
2. Agendamento dos exames admissionais;
3. Cadastro e assinatura do contrato de trabalho;
4. Comunicação da admissão ao eSocial (pelo menos 1 dia antes da data de início).

Rotinas mensais do departamento pessoal

A administração de pessoal exige atenção constante! Veja as principais rotinas para cuidar:

• Folha de ponto: deve ser preenchida e assinada até o dia 5 do mês seguinte.
• Férias: devem ser solicitadas com pelo menos 30 dias de antecedência, com pagamento 2 dias úteis antes do início.
• Substituição nas férias: deve ser planejada com antecedência, podendo ser feita com colaborador interno ou com nova contratação.
• Benefícios: o vale-transporte é obrigatório. Já o vale-refeição/alimentação e o vale-combustível são fornecidos conforme deliberação do condomínio. E o plano de saúde e o seguro de vida estão previstos na CCT (Convenção Coletiva da Categoria) do Sindicato – SINDEF.

Encargos e segurança do trabalho

A folha de pagamento gera encargos que precisam ser calculados corretamente todos os meses. Além disso, o condomínio precisa cumprir exigências de segurança e saúde no trabalho:

• Laudos obrigatórios: PCMSO, PGR, LTCAT e LIP;
• Treinamentos (NRs);
• Exames periódicos;
• Comunicação imediata de acidentes de trabalho (CAT).

Modalidades e verbas rescisórias

Pedido de demissão, término de contrato, demissão sem justa causa, acordo entre as partes e óbito são algumas das modalidades de rescisão contratual. Em qualquer um dos casos, as verbas rescisórias devem ser pagas até 10 dias após o desligamento do funcionário.

É real: uma das chaves da boa gestão é a regularização de condomínios

A regularização de condomínio começa pela obtenção do CNPJ, segue com a certificação digital e se completa com uma gestão de pessoal organizada. Cada etapa exige atenção aos detalhes, mas garante segurança para o síndico, proteção legal para os moradores e maior eficiência na administração.

Então, se você é síndico e ainda não regularizou o seu condomínio, este é o momento ideal para começar. Afinal, com organização, o processo fica muito mais simples, e a sua gestão fica muito mais moderna e responsável.